1 PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA ZAMESTNANCOV

Účel spracúvania osobných údajov

Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane agendy bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, pracovnej zdravotnej služby a predzmluvných vzťahov.

Názov informačného systému 

Personálna a mzdová agenda zamestnancov

Právny základ

Personalistika a mzdy:

Právnym základom spracúvania osobných údajov je Ústava Slovenskej republiky, zákon NR SR č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon NR SR
č. 552/2003 Z. z. o výkone prác vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov, zákon NR SR
č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 461/2003     Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa                a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 461/2003 Z. z.        o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 650/2004 Z. z.  o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR                                         č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov, zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení, zákon NR SR č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení.

BOZP: zákon č. zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti                       a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Vyhláška č. 500/2006 Z. z. MPSVaR, ktorou sa ustanovuje vzor Záznamu                         o registrovanom pracovnom úraze, zákon NR SR                       č. 314/2001 Z. z. o ochrane pred požiarmi, v znení neskorších predpisov a jeho vykonávacie predpisy.

Pracovná zdravotná služba: zákon č. 577/2004 Z. z.                     o rozsahu zdravotnej starostlivosti uhrádzanej na základe verejného zdravotného poistenia a o úhradách za služby súvisiace s poskytovaním zdravotnej starostlivosti v znení neskorších predpisov, zákon č. 578/2004 Z. z.                                  o poskytovateľoch zdravotnej starostlivosti, zdravotníckych pracovníkoch, stavovských organizáciách v zdravotníctve                   a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 448/2007 Z. z. o podrobnostiach o faktoroch práce a pracovného prostredia vo vzťahu ku kategorizácii prác z hľadiska zdravotných rizík  a o náležitostiach návrhu na zaradenie prác do kategórií, Vyhláška Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 208/2014 Z. z.                     o podrobnostiach o rozsahu a náplni výkonu pracovnej zdravotnej služby, o zložení tímu odborníkov, ktorí ju vykonávajú a o požiadavkách na ich odbornú spôsobilosť, Zákon NR SR č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Kategórie príjemcov

Sprostredkovateľ na spracúvanie personalistiky, sprostredkovateľ na spracúvanie mzdovej agendy, sprostredkovateľ na BOZP, sprostredkovateľ
na spracúvanie agendy pracovnej zdravotnej služby, orgány verejnej moci, štátnej a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, Zdravotné poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, doplnkové správcovské spoločnosti.

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

5 -10 rokov,  osobné spisy – do 70 roku života zamestnanca

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa

Kategórie dotknutých osôb  

uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci

2 EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA

Účel spracúvania osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov fyzických osôb, ktoré prichádzajú do platobného styku s prevádzkovateľom.          Do predmetného informačného systému zahŕňame              aj spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie, vykonávanie auditov.

Názov informačného systému 

Ekonomicko-účtovný

Právny základ

Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky  v znení neskorších predpisov, Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, zákon NR SR                   č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z.  o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení, zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch                              v znení neskorších predpisov, zákonom  NR SR
č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmu v znení neskorších predpisov, zákonom NR SR č. 461/2003  Z. z. o sociálnom poistení  v znení neskorších predpisov, zákonom NR SR                     č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona                              č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 311/2001 Z. z., Zákon NR SR                              č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene  a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR                             č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene
a doplnení zákona NR SR č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve           a o zmene  a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,  Zákon  č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, Zákon č.283/2002 Z .z. o cestovných náhradách v znení jeho doplnkov, Zákon č. 106/2004 o spotrebnej dani z tabakových výrobkov, Zákon 530/2011 o spotrebnej dani z alkoholických nápojov.

Kategórie príjemcov

-        orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

-        sprostredkovateľ.

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

10 rokov

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa

Kategórie dotknutých osôb  

fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa, dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby, zamestnanci dodávateľov a odberateľov, zástupcovia dodávateľov a odberateľov, nájomcovia, zamestnanci nájomcov

3 SPRÁVA REGISTRATÚRY, EVIDENCIA PRIJATEJ A ODOSLANEJ POŠTY

Účel spracúvania osobných údajov

Zabezpečenie správy registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov                   v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty, evidencia elektronickej pošty.

Názov informačného systému 

IS Správa registratúry, evidencia prijatej a odoslanej pošty

Právny základ

Zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente).

Kategórie príjemcov

-         orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

Od 30 dní po 70. rok života zamestnanca

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa

Kategórie dotknutých osôb  

-        dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných údajov vymedzených prevádzkovateľom

 4 EVIDENCIA SZČO

Účel spracúvania osobných údajov

Príprava a vedenie dodávateľsko – odberateľských vzťahov so samostatne zárobkovo činnými osobami. V rámci predmetnej agendy sú vedené zmluvné vzťahy, faktúry a objednávky, evidencia dodávok a odberov tovarov, služieb a pod..

Názov informačného systému 

Evidencia SZČO

Právny základ

Zmluva medzi prevádzkovateľom a SZČO povolená Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom, Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom                             o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon)                              a  súvisiacimi právnymi predpismi.

Kategórie príjemcov

-        orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

10 rokov po skončení zmluvného vzťahu z dôvodu evidencie v rámci účtovnej agendy

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa.

Kategórie dotknutých osôb  

-        odberateľ/dodávateľ– samostatne zárobkovo činná osoba

5 EVIDENCIA ZÁSTUPCOV DODÁVATEĽOV A ODBERATEĽOV

Účel spracúvania osobných údajov

Vedenie databázy zástupcov, respektíve zamestnancov dodávateľov a odberateľov z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností a zabezpečenia plynulých dodávateľsko-odberateľských vzťahov.

Názov informačného systému 

Evidencia zástupcov dodávateľov a odberateľov

Právny základ

§ 78 od. 3 zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Kategórie príjemcov

sprostredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

Do 30 dní odo dňa skončenia dodávateľsko-odberateľských vzťahov

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa.

Kategórie dotknutých osôb  

-        fyzická osoba - zástupca (zamestnanec) dodávateľa, odberateľa

6 UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB

Účel spracúvania osobných údajov

Vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Názov informačného systému 

IS Uplatňovanie práv dotknutých osôb

Právny základ

Čl. 6, odst. 1, písm. c), v súlade s čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

Kategórie príjemcov

-         orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, sprosredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

1 rok odo dňa vybavenia žiadosti

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa.

Kategórie dotknutých osôb  

-        fyzická osoba, ktorá sa ako dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti                       na prevádzkovateľa so žiadosťou uplatniť svoje práva

7 MONITORING ZAMESTNANCOV

Účel spracúvania osobných údajov

Monitorovanie zamestnancov z dôvodu sledovania dodržiavania pracovnej disciplíny v zmysle § 13 ods. 4 Zákonníka práce, a to prostredníctvom sledovania polohy a pohybu prostredníctvom GPS zariadenia v služobných motorových vozidlách, kontrola elektronickej pošty odoslanej z pracovnej elektronickej adresy a doručenej na túto adresu.

Názov informačného systému 

IS Monitoring zamestnancov

Právny základ

Právny základ spracúvania osobných údajov v predmetnom IS predstavuje § 13 ods. 4 Zákonníka práce.

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

GPS – 1 mesiac odo dňa ukončenia pracovného pomeru zamestnanca

IP adresa – počas celej doby existencie spoločnosti

Kontrola elektronickej pošty odoslaná z pracovnej elektronickej adresy a doručenú na túto adresu – počas celej doby existencie spoločnosti

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa

Kategórie dotknutých osôb  

-       zamestnanci prevádzkovateľa IS

8 PRÁVNE VZŤAHY A  VYMÁHANIE POHĽADÁVOK

Účel spracúvania osobných údajov

Zabezpečenie vedenia právnej agendy (napr. prvostupňové konanie, vybavovanie opravných prostriedkov, vybavovanie súdnych sporov, zastupovanie v právnych veciach, uplatňovanie rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, navrhovanie opatrení s organizačno-právnym dosahom, atď.),  zabezpečenie vymáhania pohľadávok od dlžníkov.

Názov informačného systému 

IS Právne vzťahy a vymáhanie pohľadávok

Právny základ

Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky  v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky  zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 99/1963 Zb. Občiansky súdny poriadok, Zákon NR SR č. 300/2005
Z. z. Trestný zákon, Zákon NR SR č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok, Zákon SNR č. 71/1967 Správny poriadok, Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 372/1990 Zb.
o priestupkoch v platnom znení, -        zákon č. 586/2003 Z.z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov, zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení,  Zákon NR SR č. 2/2017 ktorým sa mení a dopĺňa zákon NR SR
č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov v znení neskorších predpisov a ktorým sa menia
a dopĺňajú niektoré zákony.

Kategórie príjemcov

-        sprostredkovateľ,

-        súdne orgány,

-        exekútorské úrady,

-        orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

-        zamestnanci prevádzkovateľa IS,

-        dlžníci,

-        protistrany v sporoch,

-       iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania.

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

10 rokov

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa

Kategórie dotknutých osôb  

-        zamestnanci prevádzkovateľa IS,

-        dlžníci,

-        protistrany v sporoch,

-        iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania,

-        zamestnanci prevádzkovateľa – dlžníci,

-        klienti/zákazníci prevádzkovateľa – dlžníci.

9 KAMEROVÝ SYSTÉM MONITORUJÚCI PRIESTORY PRÍSTUPNÉ VEREJNOSTI

Účel spracúvania osobných údajov

Monitorovanie priestorov prístupných verejnosti z dôvodu ochrany majetku a zdravia.

Názov informačného systému 

IS Kamerový systém monitorujúci priestory prístupné verejnosti

Právny základ

Oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je ochrana majetku a bezpečnosti prevádzkovateľa a dotknutých osôb

Kategórie príjemcov

Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

15 dní odo dňa nasledujúcom po dni, v ktorom bol záznam vyhotovený

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa

Kategórie dotknutých osôb  

-       fyzické osoby, ktoré vstúpili do priestorov prevádzkovateľa, ktoré sú prístupné verejnosti

-       samotná verejnosť

10 DOCHÁDZKOVÝ SYSTÉM - BIOMETRIA

Účel spracúvania osobných údajov

Vedenie evidencie dochádzky prostredníctvom biometrického dochádzkového systému, a to z dôvodu prehľadnejšej evidencie dochádzky zamestnancov, so zámerom zamedziť neoprávnenému zaznamenávaniu odpracovaných hodín u jednotlivých zamestnancov.

Názov informačného systému 

IS Dochádzkový systém - biometria

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

sprostredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

v deň skončenia pracovného pomeru

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa.

Kategórie dotknutých osôb  

-        zamestnanci prevádzkovateľa

11 ZMLUVNÉ VZŤAHY – PRENÁJOM VOZIDIEL

Účel spracúvania osobných údajov

V predmetnom IS sú osobné údaje spracúvané za účelom za odplatu prenechať jednotlivé predmety leasingu dotknutej osobe ako podnájomcov do užívania vo forme operatívneho leasingu a poskytovanie súvisiacich služieb.

Účelom predmetného spracúvania je najmä poskytnúť službu vedenia cudzieho motorového vozidla, a teda umožniť za úhradu užívanie motorového vozidla formou operatívneho leasingu – krátkodobý alebo dlhodobý prenájom vozidiel.

Názov informačného systému 

Zmluvné vzťahy – prenájom vozidiel

Právny základ

Zmluva o operatívnom leasingu uzatvorená v zmysle § 269 ods. 2 Obchodného zákonníka v platnom znení medzi prevádzkovateľom ako leasingovým nájomcom a dotknutou osobou - leasingovým podnájomcom.

Kategórie príjemcov

Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ

Cezhraničný prenos os. údajov

Neuskutočňuje sa

Lehoty na vymazanie os. údajov

10 rokov

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

Neuskutočňuje sa

Kategórie dotknutých osôb  

-        podnájomníci prevádzkovateľa IS,

-        zamestnanci podnájomníka prevádzkovateľa IS, pokiaľ ten je právnickou osobou